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21 juin, 2015

Le Thème de la gestion du temps divise autant qu’il fédère, bien que ce soit un point commun à tous.

Contrairement à son apparence simplicité, quand il prend l’allure d’une liste de conseils pratiques, c’est un sujet complexe qui rayonne dans plusieurs domaines : de la spiritualité (le sens de la vie) à la technologie (les supports électroniques), de la psychologie (les comportements).

Gérer son temps qu’est ce que c’est « pratiquement » ?

La gestion du temps comporte 3 axes

  • la tâche à réaliser
  • la mesure du temps et
  • le but à atteindre

Nous avons tendance à privilégier l’un des trois axes, il peut être soit centré sur la tâche : naturellement il portera son effort sur le contenu du travail :

Il peut également  être centré sur le but, il portera alors son effort sur le résultat du travail réaliséIl pourra également  focaliser ses efforts sur la maitrise de la durée et des échéances,

Le tout est de tendre vers une gestion harmonieuse des déséquilibres !

« Il n’y a pas de réels problèmes de gestion du temps, il n’y a que des problèmes pour donner du sens au temps »

Ce qui est important de savoir sur la gestion du temps est  qu’il commence par une prise de conscience, dans un deuxième temps il faudrait acquérir la culture et la logique du temps

Si vous êtes manager vous avez tendance :

  • à gérer spontanément votre temps en vous  contentant de listes sans aucun critère
  • ensuite vous vous attaquerez aux taches qui vous  plaisent le plus ou aux plus rapides 

Le piège est donc de se précipiter dans l’action !

IL EST IMPORTANT  de répondre d’abord à ces questions :

Qu’est ce qui est le plus important ?Qu’est ce qui lui donne un sensQue voulez vous être et que voulez vous en faire ?

C’est ainsi que votre mission sera définie….Pourquoi programmer des activités et des rendez vous qui ne sont pas dans la ligne de votre objectif ;

«  La montre et la boussole »

Les conséquences seront alors :

  • la confusion entre l’essentiel et le superflu
  • Dépendre de tous les imprévus
  • Difficulté de lever la tête du guidon et améliorer son quotidien

Que faire alors pour identifier ses priorités ?

« Sans jardinier, pas de jardins »

La grille des deux critères croisés « urgence » et « importance » du Général Eisenhower pour classer les problèmes lors de la préparation du débarquement de Normandie reste l’une des méthodes des plus efficaces :

Les 4 Types de Tâches :

  • UI : Tâches urgente et importante
  • Nu/I : Tâches non urgente et importante
  • U/Ni : Tâche urgente et non importante·      
  • Nu/Ni : Tâche non urgente et non importante

Il est important de clarifier les notions :

Spontanément, répondez mentalement aux trois questions suivantes :Le café du matin en arrivant au bureau, est ce selon vous prioritaire ?Est-ce important ? Est-ce urgent ?Trois personnes sur quatre répondent en chœur que ce n’est pas prioritaire, c’est important mais pas urgent.

Trois réponses trois erreurs ! Pour un acte qui ne va pas révolutionner une carrière.

Priorité : Notion d’ordonnancement : résultante de la combinaison des deux critères UI ;Ce qui ne signifie pas qu’une priorité est forcément UI. Vous pouvez bien démarrer votre journée par une tache uI ou ui.

La preuve : la tasse de café en arrivant est prioritaire puisque c’est la première chose que vous faites ; elle n’est pas forcément importante, puisque vous pourriez vous en passer ; elle est urgente, car vous ne souhaitez pas la boire à midi.Importance : Notion de valeur ajouté : Que se passerait il si ça ne se    faisait pas ? et votre fonction également rattaché  à la définition de votre fonction.

Urgence : Intègre la Notion de temps avec échéance qui se rapproche d’une date butoir ; « c’est à faire au plus tard pour quand ? » afin de contenir l’avalanche des demandes « urgentissimes »Ceci nous emmène à l’élaboration d’un plan de journée :

10 CONSEILS POUR PLANIFIER SA JOURNEE :

  1. J’organise chaque journée le matin ou la veille
  2. Je la planifie sur une fiche journalière
  3. Je note sur la fiche toutes les taches qui me traverse l’esprit et les catégories immédiatement UI/uI/Ui/ui
  4. Je fixe des temps passerelles entre deux rendez vous
  5. Je comptabilise « grossièrement » les durées par catégories
  6. Je définis un ordre de priorité
  7. Je consacre mon temps aux tâches les plus urgentes et importantes
  8. Je tiens compte de mon rythme de travail

La pratique des priorités donne à la fois précision mentale qui s’impose plus que jamais, et la souplesse d’action dont beaucoup ont besoinMarier rigueur et souplesse ; rigueur dans les principes mentaux et souplesse par l’adaptation intelligente aux contraintes du terrain.Ces deux qualités apparemment contradictoires font pourtant la différence dans l’acquisition durable d’une culture du temps

La gestion du temps et des priorités révèle un double enjeu : l’efficacité et le bien être.Entre ceux qui n’ont jamais assez de temps et se laissent porter par un évènement au point de le subir, et ceux qui l’économisent sans jamais en jouir, il existe une un moyen intermédiaire :

« Avoir une culture de temps qui combine harmonieusement rigueur et plaisir »

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